Venäjällä tulee aina yllätyksiä – myös ERP-järjestelmän käyttöönotossa

Venäjällä tulee aina yllätyksiä – myös ERP-järjestelmän käyttöönotossa

Viimeisten kolmen vuoden aikana ERP-järjestelmien implementointien määrä on kasvanut merkittävästi Venäjällä. Jo noin 20 prosentilla venäläisistä asiakkaistamme on käytössä ERP-järjestelmä. Kirjaimet ERP voi itänaapurissamme usein tulkita tarkoittamaan Ei Riittävää Panostusta konsernin toiminnanohjausjärjestelmään. Mitä asioita ERP-järjestelmän implementoinnissa sitten täytyy ottaa huomioon? 

Venäläisen kirjanpidon erityispiirteitä ei voi sivuuttaa

Käytössä olevista järjestelmistä alle puolet toimii Venäjällä hyvin. Syy toimimattomuuteen löytyy suunnittelu- ja implementointivaiheessa tehdyistä huonoista tai vääristä ratkaisuista. Järjestelmät suunnitellaan suomalaiseen toimintaympäristöön huomioimatta lainkaan venäläisen kirjanpidon erityispiirteitä.

Emoyhtiölle on tärkeää, että konserniraportti valmistuu nopeasti ja on oikein. Harvoin välitetään siitä, millaisten ongelmien kanssa pääkirjanpitäjä kamppailee voidakseen laatia paikalliset kirjanpito- ja veroraportit.

Tilaisuus tekee varkaan jos raportoinnissa on virheitä

Varasto- ja jakelujärjestelmät tuottavat yleensä luotettavampaa informaatiota kuin kirjanpito. Sen takia useissa yrityksissä onkin otettu käyttöön vain nämä osiot. Mutta aina niitäkään ei saada toimimaan hyvin ja niinpä myös varastoarvot ja -saldot sisältävät usein, etenkin alkuvaiheessa, epävarmuutta ja virheitä. Kun varastoarvot ovat pielessä, sen tietävät kaikki yrityksen työntekijät. Voi vaan arvata, millaisen mahdollisuuden tämä antaa väärinkäytöksille.

ERP-järjestelmä lisää venäläisen kirjanpito-osaston työtä

Emoyhtiössä unohdetaan usein, että tytäryhtiön on pystyttävä raportoimaan käytössä olevalla järjestelmällä myös paikallisten vaatimusten mukaiset tiedot. Monissa tytäryrityksissä onkin rinnakkain käytössä myös paikallinen kirjanpitojärjestelmä, jonka käytöstä ei aina edes kerrota emoyhtiölle. Kirjanpitäjät haluavat varmistaa, että raportoidut luvut ovat oikein ja siksi monet kirjaukset tehdäänkin useampaan kertaan, koska ne tehdään kahteen eri järjestelmään.

Hiljattain yksi konserni keräsi tietoja siitä, paljonko taloushenkilökunnan määrä on laskenut, kun SAP oli ollut yrityksen kaikissa osissa käytössä kaksi vuotta. Venäjältä vastaukseksi saatiin +2. Lisähenkilöt oltiin jouduttu palkkaamaan, jotta voitiin varmistaa paikallisen kirjanpidon ja verokirjanpidon luotettavuus. Konserniraportti onneksi valmistui yrityksessä helposti uudella järjestelmällä.

Onko onnistunut ERP-järjestelmä Venäjällä mahdollinen?

Varmasti on, mutta se ei synny vain suomalaisten voimin. Venäläiset on otettava mukaan suunnitteluun ja heitä tulee kuunnella. Kannattaa myös kääntyä sellaisten asiantuntijoiden puoleen, jotka ymmärtävät sekä venäläistä että suomalaista kirjanpitoa. Ilman tätä tietotaitoa saatat ajaa miinaan ERP-järjestelmän toteutuksessa ja joutua maksamaan kalliita oppirahoja Venäjän markkinoilla.

Käy lukemassa myös edelliset kirjoitukseni Luottamus hyvä, kontrolli parempi – Vanha mantra pätee edelleen Venäjällä ja Isketkö kirveen kiveen vai kultasuoneen Venäjällä?.

Taija_Kaivola100x100Director Taija Kaivola on viettänyt useita vuosia Venäjällä taloushallinnon parissa ja on hurahtanut venäläiseen verotukseen. Nykyään vastaa KPMG:n Russian Deskin toiminnasta.