Ketteryyden skaalaaminen suureen ja käynnissä olevaan julkiseen hankkeeseen

Keha-keskuksen TE-Digi -hanke kehittää uusia digitaalisia työllistämispalveluita osana hallituksen kärkihanketta. Suuren hankkeen toimituksia haluttiin ketteröittää entisestään ja samalla varmistaa myös Suomen hallituksen ykköshankkeen eteneminen. Tavoitteena oli saada priorisoitua tärkeimmät työt hanketasolla, parantaa kommunikointia ja rikkoa siiloja projektien välillä. Käyttöön haluttiin myös yhteinen kehys, jonka mukaan kaikki tiimit toimisivat. Keinoksi otettiin SAFe:n käyttöönotto jo käynnissä olevaan hankkeeseen. Onnistuttiinko siinä?

Tulin mukaan huhtikuussa, kun TE-Digi -hanke oli päättänyt lähteä ottamaan SAFe:a käyttöön. Organisaatiolla oli palava tarve tietää lisää mitä skaalautuva ketterä kehitys on ja miten sillä saadaan hyötyjä suuren hankkeen toteutukseen. Alkuun keskustelimme muutamassa palaverissa mm. siitä, miten muutos aloitetaan. Kesäkuussa koulutin 24 johtajaa, tuoteasiantuntijaa, projektipäällikköä, palvelupäällikköä ja arkkitehtia Leading SAFeen, jotta saisimme yhteisen kielen ja ajatusmaailman millä pääsisimme eteenpäin sekä voisimme mm. simuloida inkrementin suunnittelupäiviä. TE-Digissä nähtiin tämän koulutuksen hyödyllisyys ymmärryksen lisäämisessä, mikä ei kaikilla asiakkailla ole selvää, vaikka SAFen käyttöönottosuunnitelmassa tuo on selkeästi merkitty tarpeelliseksi.

Pre-PI planning ja mitä sillä saavutettiin?

Pre-PI planningissä pohdimme kahden päivän ajan, lähinnä kouluttamani joukon voimin, miten valmistelemaani TE-Digi -hankkeen käyttöönottosuunnitelmaa saataisiin tarkennettua. Vapaaehtoisia suunnitelman kirjoittamiseen löytyi helposti ja käyttöönottosuunnitelma edistyi. Pienryhmissä pohdimme erilaisia kysymyksiä, kuten mitä arvovirrat ovat ja miten niitä kuvataan, minkälaisia mittareita/työkaluja/arkkitehtuuria tarvitaan, minkälaiset inkrementit ja iteraatioajat otetaan käyttöön ja minkälaisia tiimejä muodostetaan. Monille oli tiedossa myös uusia vastuita ja rooleja, joten hankejohto kävi yksilökeskusteluita henkilöiden kanssa läpi. Tällä haluttiin varmistaa, etteivät kenenkään henkilökohtaiset tavoitteet ole ristiriidassa hankkeen tavoitteiden kanssa. TE-Digi -hankkeen käyttöönottosuunnitelma vietiin Confluenceen wiki-sivustoksi, jossa sitä oli helpompi käsitellä. Iteraatioiden ja tehtävien hallintaan valittu työkalu VSTS osoittautui hyväksi ja monipuoliseksi. Osalla tiimeistä oli jo käytössä Jira, mutta nyt kaikki tiimit ottivat yhteiset työkalut käyttöön. VSTS:n käytöstä pidettiin koulutus ennen 1. iteraation alkamista.

Kävimme läpi valmistelemani PI-päivien kalvot. Kalvoilla ohjataan aina PI-päivien kulkua, jotta edetään suunnitelmallisesti ja pysytään aikataulussa. Lähes sadan henkilön saaminen paikan päälle PI-päiville yhtä aikaa on iso investointi, joten päivistä halutaan ottaa kaikki hyöty irti.

Syyskuussa ensimmäisillä PI-päivillä Tampereella tupa oli niin sanotusti täynnä, ja osallistujat olivat innostuneita näistä uusista yhteisistä suunnittelupäivistä. Heillä oli elokuussa pidetyn SAFe for Teams -koulutuksen pohjalta hyvin tiedossa mitä päivältä odotetaan. Minun tehtäväni SPC:nä ja tilaisuuden vetäjänä oli itseasiassa helpompi kuin mitä kuvittelin, sillä tiimit olivat hyvin mukana ja monella oli jo kokemusta tiimitason ketterästä kehittämisestä. Luonnollisesti ensimmäisellä kerralla tuli paljon kysymyksiä, joihin hankkeen johdon kanssa etsimme vastaukset. Eri puolilta Suomea saapuneet osallistujat näkivät myös työkavereitansa kasvotusten, joten sosiaalinen aspekti mikä PI-päivillä on, onnistui myös eikä vähiten yhteisen illallisen ja pubivisan ansiosta. Toisen päivän päätteeksi, kun moni hyppäsi kotiin menevään junaan, oli myös TE-Digi -juna saatu liikkeelle. Seuraavana maanantaina Scrum Masterit sitten johdattivat tiiminsä ensimmäisen iteraation suunnitteluun.

Aina voi kuitenkin parantaa. Tämä on myös ketterissä menetelmissä ideana. On tärkeää kelata taaksepäin ja miettiä, mitä olisi voitu tehdä toisin. Osittain pohdinta aloitettiin jo PI-päivillä retron muodossa. Nyt ei saatu ihan kaikkia henkilöitä perus SAFe-koulutuksiin, mutta noin 70 sadasta koulutettiin, ja lisäksi osalla oli jo soveltuvaa koulutusta ja/tai kokemusta ennestään. Lisäoppimisen kannalta hyvä vaihtoehto voisi olla myös loppuvuodesta 2018 julkaistu SAFe for Government -sertifiointikoulutus, joka käsittelee julkishallinnon erityispiirteitä paremmin ja voisi myös tuoda uutta näkökulmaa toimituksiin. Tuoteomistajille ja liiketoiminnan vaatimuksia käsitteleville olisi voitu pitää suunniteltu POPM-koulutus. Uusi rooli on tärkeä omaksua, koska SAFe:ssa tuoteomistajat työskentelevät yhdessä ja priorisoivat tulevat tehtävät yhdessä, toisin kuin perinteisissä toimitusmalleissa, joissa tuoteomistajat ovat kiinnostuneita lähinnä omien vaatimustensa eteenpäin viemisestä keinolla millä hyvänsä. SAFe Scrum Master -koulutuksia ei pidetty, koska monella heistä oli aikaisempi sertifiointi tai riittävä koulutus. Arkkitehdeillä oli jo hyvä ymmärrys, joten he kävivät vain Leading SAFe -koulutuksemme. Kokenut RTE tuli mukaan ensimmäisen PI-päivän aikana ja löysimme nopeasti yhteisen sävelen. Coachaus ja keskustelut parannuksista, priorisoiduista seuraavista tehtävistä ja seuraavaan PI-päivään valmistautumisesta ovatkin jo käynnissä. Aktiivisen coachauksen päättymisen jälkeen on tärkeää myös varmistua, että uusia toimintaperiaatteita noudatetaan eikä ensimmäisen vastoinkäymisen takia luovuta menestymisen kannalta tärkeistä käytännöistä. Ns. anti-pattern:ien tunteminen onkin tärkeää, eli mitä tapahtuu, jos jossain asiassa oiotaan.

Miten SAFE:n käyttöönotto on sujunut?

Käyttöönotto osoitti, että julkisella puolella ketterä kehittäminen on tarpeellista ja SAFe:n soveltaminen kannattavaa. Kouluttaminen ja avoimuus toivat intoa tekijöihin. Tiimit keskustelivat keskenään, monitoimiset tiimit suunnittelivat yhdessä. Palatakseni alussa esitettyyn kysymykseen, onnistuttiinko käyttöönotossa, annan vastausvuoron TE-Digi -hankkeen hankejohtaja Mikko Rantahalmeelle:

”SAFe-käyttöönotto on sujunut hyvin, ehkä jopa odotettua paremmin ja nopeammin. Hyödyt ovat heti nähtävissä vaikka yksittäisissä asioissa on vielä kehittämistä. Yhteisten työkalujen selkeä valinta ja samanaikainen läpi hankkeen menevä käyttöönotto on luonut tälle hyvät edellytykset. Jatko näyttää hyvältä ja on selvää, että tarkka SAFe-soveltamisen taso ja yksityiskohtaiset käytännöt hioutuvat vasta arjessa.”

Entä sitten se skaalautuvuus? TE-Digi on luonut hyvät käytännöt Keha-keskukselle siihen, miten ketteryyttä voidaan käytännössä tehdä isommalla joukolla. Heillä on hyvä paletti olemassa, jota voidaan soveltaa myös muihin heidän suurempiin hankkeisiinsa. Nyt he valitsivat Solution-tason SAFe:sta ja sinne voidaan käynnistää myös lisäjunia tarvittaessa. Jos SAFe:a halutaan laajentaa myös muihin heidän organisaation hankkeisiin niin skaalaaminen ylöspäin portfolio-tasolle toisi hyötyinä mm. strategian, budjetin jaon ja ratkaisujen hallinnan käytännöt. Tietysti skaalata voi myös alaspäin eli palata program-tasolle tai ihan tiimien ketterään toimintaan. Päätös on tietysti TE-Digi -hankkeella, miten he haluavat ketteryyttään skaalata ja edistää.