Laadukkaat tuottajaohjauksen työkalut kehittävät toimintaa

Ulkoiset palveluntuottajat tukevat entistä enemmän julkisen sektorin palveluita. Ulkoistusten ja hankintojen avulla tehostetaan toimintaa ja resurssien käyttöä, niin että laatu pysyy korkeana. Sovittujen tavoitteiden saavuttaminen edellyttää kuitenkin toimivia tuottajaohjauksen ja sopimushallinnan työvälineitä.

Onnistunut tuottajaohjaus on monen osatekijän summa. Aluksi on asetettava tuottajaohjauksen tavoitteet ja mittarit.

Avainasemassa tavoitteiden ja mittareiden määrittelyssä ovat palveluntuottajat, joiden tiedot ja osaaminen tuovat realismia tuottajaohjauskäytäntöjen suunnitteluun. Yleensä palveluntuottajan kannalta toimiva malli on myös tilaajalle paras.

Laatupoikkeamiin kiinni nopeasti

Tuottajaohjaus on otettava keskeiseksi osaksi sopimuksia muun muassa palveluntuottajan raportointivelvollisuuksia, kannustimia ja sanktiointia koskevissa ehdoissa. Vieläkin tärkeämpää on kuitenkin samalla varmistaa, että omassa organisaatiossa sopimuksia osataan käyttää oikein. Näin laatupoikkeamiin ja tavoitteiden alituksiin voidaan reagoida oikein ja oikea-aikaisesti.

Sopimuksia kannattaa seurata aktiivisesti ja kaikki ratkaisut tulisi tehdä todellisen, sopimusten käyttöä koskevan tiedon perusteella sekä sovittujen käytäntöjen mukaisesti. Sopimuskauden aikana on tärkeää noudattaa sovittuja raportointipisteitä ja kerätä palautetta mahdollisilta palveluiden loppukäyttäjiltä.

Yhdenmukaistetuilla sopimushallinnan prosesseilla ja toimivan reklamaatioiden hallinnan avulla sopimusten oikea-aikainen käyttötieto on aina saatavilla. Näin varmistetaan, että esimerkiksi julkisissa hankinnoissa voidaan tehokkaasti huomioida palveluntuottajien suoritusten laatu ja mahdolliset laiminlyönnit aiemmilta sopimuskausilta.


Sopimusten laatu paremmaksi yhteistyöllä

Sopimuskauden päätyttyä tulokset on syytä purkaa huolellisesti, ja onnistumiset ja epäonnistumiset käydä perusteellisesti läpi. Tulosten perusteella palveluja ja käytäntöjä voidaan kehittää edelleen sellaiseen suuntaan, joka hyödyttää kaikkia osapuolia. Näin tuloksia voidaan tehokkaasti hyödyntää myös seuraavalla hankintakaudella.

Onnistuneella tuottajaohjauksella voidaan ratkaisevasti vaikuttaa palveluiden kustannuksiin ja parantaa palvelun laatua. Toimiva tuottajaohjaus edellyttää yleensä koko organisaation toimintamallien läpikäymistä ja uusien käytäntöjen huolellista implementointia.


Miten KPMG voi auttaa?


KPMG on erilaisten tuottajaohjausmallien ja -käytäntöjen asiantuntija. Tuemme organisaation käytäntöjen suunnittelua ja toimintakulttuurin muutosta ja suunnittelemme asiakaslähtöisesti ohjausvälineitä erilaisiin, yksilöllisiin sopimuskokonaisuuksiin. Lue lisää julkishallinnon lakipalveluiden osaamisestamme.