Digitalisaatiosta apua työvoiman optimointiin?

Työvoiman palkkaaminen on kallista, jolloin erityisesti työvoimavaltaisilla aloilla työvoiman kustannustehokkaaseen optimointiin liittyvät kysymykset ovat nousseet ajankohtaisiksi. Onko mahdollista saada sama työpanos samalla henkilöstömäärällä, mutta pienemmillä työvoimakustannuksilla?

Yrityksen työvoima koostuu tyypillisesti niin kokoaikaisista vakituisista työntekijöistä kuin osa-aikaisista ja määräaikaisistakin, minkä lisäksi käytetään nollasopimuslaisia, vuokratyöntekijöitä ja alihankkijoita.

Haasteena on sijoittaa käytettävissä olevat työvoimaresurssit kustannustehokkaalla ja lisäarvoa tuottavalla tavalla siten, että henkilöstöä olisi aina oikea määrä, oikeassa paikassa ja oikeaan aikaan. Henkilöstörakenteen eri vaihtoehtoja ei usein hyödynnetä yrityksissä parhaalla mahdollisella tavalla, mikä aiheuttaa turhia henkilöstökustannuksia.

Korkeat henkilöstökulut – onko väliä, kunhan työ tulee tehtyä?

Kustannusmielessä on paljonkin väliä sillä, kuka työn tekee ja millä ajalla. Henkilöstöresursseja voidaan miettiä ainakin palkkakulu- ja ajankäyttönäkökulmasta.

Palkkakuluissa tulee huomioida, että henkilöstökulut koostuvat muustakin kuin peruspalkasta ja sivukuluista. Esimerkiksi jos työtä tehdään ylityönä, tulee tämä työaikalain mukaan korvata työntekijälle 50 %:lla tai 100 %:lla korotettuna ylityökorvauksena tai vastaavana vapaana. Sunnuntaitunnit korvataan aina 100 %:lla korotettuna. Lisäksi yritykselle tulevat maksettavaksi ilta-, yö- ja lauantailisät. Yhden työntekijän sairastumisesta aiheutuu sijaiskuluineen yritykselle keskimäärin hänen kolminkertaista palkkaansa vastaava kuluerä.

Työehtosopimusten kokemusvuosiin perustuvien palkkaluokkien sekä ikä- ja palveluvuosilisien seurauksena kokeneemmilla työntekijöillä on korkeammat palkat kuin ja nuoremmilla työntekijöillä. Optimoinnin avulla työ pyritään teettämään edullisimmalla mahdollisella resurssilla.

Henkilöstökuluja voi karsia myös suunnittelemalla henkilöstöresurssien käyttöä pidemmällä tähtäimellä. Ketkä ovat sellaisia työntekijöitä ja avainhenkilöitä, jotka halutaan kannustinohjelmilla sitouttaa yritykseen? Henkilöstön vaihtuvuudella on nimittäin hintansa: yhden työntekijän vaihtumisesta aiheutuu yritykselle perehdyttämisineen ja tuottavuuden menetyksineen keskimäärin muutaman kymmenen tuhannen euron lisäkulut.

Löytyykö ratkaisu digitalisaatiosta?

Työkuorman ja tilauskannan määrä saattaa vaihdella hyvinkin akuutisti ja lyhyellä varoitusajalla, mistä seuraa yrityksille haaste saada käytettävissä olevista työvoimaresursseista aina se kustannustehokkain kombinaatio kulloiseenkin tilanteeseen. Oman haasteensa kuvioon tuo lisäksi muutostilanteissa jäykkä työlainsäädäntömme ja vanhentunut työaikalaki, joka estää työvoiman joustamisen tilauskannan vaihteluiden mukaan.

Digitalisaatiota ja data-analytiikkaa hyödyntämällä on mahdollista laskea yritykselle aina kulloiseenkin tilanteeseen parhaiten soveltuva ja kustannustehokkain henkilöstöresurssi. Tällöin henkilöstön optimaalisin kokoonpano on tilanteeseen kulloinkin sopivin kombinaatio niin kokeneempaa, nuorempaa, nollasopimuslaista, vuokratyöntekijää kuin alihankkijaakin. Tämä edellyttää yrityksiltä toisaalta ennakkoluulotonta ajattelutapaa ja ehkä henkilöstörakenteen muutoksia mutta mahdollistaa samalla oikeiden henkilöiden sijoittamisen oikeaan paikkaan oikea-aikaisesti kustannustehokkaimmalla tavalla.

 

Johanna Uusitalo toimii KPMG:llä työoikeuden asiantuntijana. Yhteistoimintamenettelyt ja työsuhderiidat ovat Johannan ydinosaamisalueita.

Vapaa-aikaansa Johanna viettää perheensä ja koiransa kanssa sekä urheillen.