Robotit osana toimistovallankumousta

Ohjelmistorobotiikka eli RPA (Robotic Process Automation) on jo jonkin aikaa ollut puheenaiheena, kun yritykset pyrkivät kutistamaan kustannuksiaan ja parantamaan laatua. Ensimmäiset ajatukset roboteista saattavat olla harhaanjohtavia, mieleen voi tulla metalliset, tieteiselokuvien koneet tai ongelmalliset käyttöönotot, mutta asiaan tutustuttuaan yritykset ovat ymmärtäneet robotiikan suuren potentiaalin.

Ensimmäiset askeleet ohjelmistorobotiikassa ottaneet ovat saaneet konkreettisia hyötylukuja robottien tehostavista vaikutuksista. Hyvät kokemukset ovat kiihdyttäneet hypetystä. Suomalaiselle, prosesseja rakastavalle insinöörikansalle robotit ovat täydellinen tehostuskumppani. Osalle robotit ovat jo arkipäivää ja katseet ovat kehittyneemmässä automaatiossa. Robottien voidaankin ajatella olevan ensimmäinen aalto toimistojen vallankumouksessa.

Robottien käyttöönotto on helppoa – mutta riskit muuttuvat

Monenlaiset riskit kuuluvat olennaisena osana jokapäiväiseen liiketoimintaan. Vaikka robottien työllistäminen ei tarkoita toimintaan liittyvien riskien kasvamista, riskit kuitenkin muuttuvat, kun ihmisen sijasta työtehtäviä suorittaa robotti. Yritykset saattavat lähteä melko rohkeasti automatisoimaan prosesseja hyödyt ja kustannussäästöt mielessään. On kuitenkin mietittävä tarkasti robottien kokonaisvaltaista vaikutusta.

Ohjelmistorobotiikan käyttöoikeudet nousevat usein esille, kun ei tiedetä millaiset tunnukset robotille annetaan. Vaarallisia työyhdistelmiä saattaa syntyä vahingossa, kun robottien käyttöönotto nähdään teknisesti yksinkertaisena. Roboteille saatetaan esimerkiksi antaa pääkäyttäjätason oikeuksia, vaikka liian laajat oikeudet kuitenkin kasvattavat merkittävästi riskejä.

Taustalla tulee olla hyvin suunniteltu ja kommunikoitu prosessi

Robotit ovat herkkiä työkavereita: pienikin muutos niille tutussa prosessissa lopettaa työskentelyn. Jo suunnitteluvaiheessa on siis tunnistettava tarkoin prosessi, jossa robotit työskentelevät sekä mukana olevat tahot, jottei yksi muutos prosessissa ja toimintatavoissa kaada toimintaa estä robotin työskentelyä. Vaikka robotit kuulostavatkin kylmiltä työkavereilta, kokemukset osoittavat niiden lisäävän tiimien yhteistyötä. Jotta robotti voi työskennellä moitteettomasti, tulee prosessin kehityksestä kommunikoida yhteisesti. Kun kehitystä prosessiin tehdään, on tärkeää kommunikoida muutoksista yli tiimi- ja organisaatiorajojen.

Lisäksi robottien seuranta tapahtuu usein liiketoiminnan tiimeissä, jotka pyytävät ongelmien tullen tukea IT-osaajilta. Teknistä kehitystä tehdään yhteistyössä IT:n ja liiketoiminnan asiantuntijoiden välillä, joten ohjelmistorobotiikka parhaimmillaan tuo organisaation näitä tekijöitä lähemmäs toisiaan. Vaikka robotit kuulostavatkin kylmiltä työkavereilta, kokemukset osoittavat niiden lisäävän tiimien välistä yhteistyötä. Robotti voi myös kasvattaa ihmiskollegojensa vastuuta ja työn mielekkyyttä poistamalla rutiininomaisia tehtäviä.

Robotiikan hyötyjä ei voi vähätellä. On kuitenkin tärkeää hyödyntää oppeja, joita ohjelmistorobotiikan käyttöönotosta on jo saatu. Niitä voidaan käyttää myös kehitettäessä automaatiota pidemmälle. Automaation kokonaisvaltaisten muutosten etukäteinen ja jatkuva arviointi on tärkeää riskien hallinnassa sekä hyötyjen maksimoinnissa. KPMG:llä on pitkäaikaista kokemusta tilintarkastuksen yhteydessä tehtävistä IT-tarkastuksista ja riskiarvioinneista sekä IT-muutosten kokonaisvaltaisesta toteutuksesta. Riskit kuuluvat yritysten toimintaan, mutta ne on pidettävä hallinnassa samalla kun tavoitellaan uudistumisen tuomia hyötyjä.