Miltä digitalisaatio näyttää?

Harva meistä on välttynyt kuulemasta digitalisaatiosta viime vuosina. Tämä kaikkien huulilla oleva termi sisältää valtavan määrän odotuksia ja oletuksia, jotka vaihtelevat hieman vastaajasta riippuen. Kaikille kuitenkin vaikuttaa olevan yhteistä elektronisten toimintatapojen korostuminen, uudenlaisten mahdollisuuksien avautuminen sekä näiden tavoitteluun liittyvät haasteet.

Yksinkertaistaen voitaneen puhua organisaatioiden läpitunkevasta muutoksesta, jossa digitaaliset ratkaisut ja osaaminen kietoutuvat erottamattomaksi osaksi yrityksen toimintaa ja kilpailukykyä, toimialasta riippumatta.

Puhuttaessa näin laaja-alaisista vaikutuksista organisaatioon, ei ole mielekästä ajatella sitä kertaluontoisena harjoituksena vaan pikemminkin pidemmän aikavälin matkana, jossa tarvittavat toimenpiteet ja painopisteet ovat jäsennelty etenemissuunnitelmaksi sopivin vaiheistuksin. Vaiheittain, koska tarpeet ja liiketoimintaympäristö tyypillisesti muuttuvat matkan aikana, jolloin on osuttava liikkuvaan maaliin. Tyypillisesti digitalisaation avulla pyritään myös parantamaan asiakaskokemusta sekä saamaan parempi ymmärrys (esimerkiksi helpommin saatavilla olevan datan avulla) asiakkaan kipupisteistä ja kehityspotentiaalista. Liian ahneesti aterioitu digibuffet voi aiheuttaa ikäviä jälkiseuraamuksia, mutta herkuttelua hillitsee kun ymmärtää mistä kaikesta buffet koostuu.

Missä digitalisaatio tuntuu?

Lyhyt vastaus: kaikkialla. Kun muutostarve koskettaa niin sanotusti kaikkea, on järkevää pilkkoa “kaikkeus” osiin ja miettiä kokonaisuutta osa-alueittain paremman hallittavuuden nimissä. Osa-alueita voivat olla esimerkiksi prosessit, sovellukset, informaatio ja teknologia.

Ajatellaanpa vaikka prosesseja. Nykyisiä prosesseja voidaan ehkä virtaviivaistaa uusimpien teknologisten ratkaisujen avulla, ehkäpä vielä laittaa robotteja tekemään yksinkertaisia ja toistuvia vaiheita. Mutta tämä on vasta alkua. Onko digitaalisen kypsyyden ja kyvykkyyden kasvaessa järkevää ylipäätään suunnitella prosesseja niin kuin ihminen ne tekisi, vai pitäisikö näitä jo lähtökohtaisesti suunnitella paremmin koneelle soveltuvaksi?

Toisaalta sovellukset ovat olleet jo pitkään kiinteä osa toimintaa ja prosessien tukemista. Usein organisaatioista löytyy satoja erilaisia sovelluksia, joskus jopa tuhansia. Luonteva jatkokysymys on, mihin näitä kaikkia käytetään ja ovatko ne tarpeellisia? Ovatko ne kykeneviä tarvittaessa kommunikoimaan toistensa kanssa saumattoman digitaalisen kokemuksen saavuttamiseksi? Ovatko ne digitalisaation näkökulmasta mahdollistajia vai esteitä?

Informaation näkökulmasta elämme erityisen mielenkiintoisia sekä haastavia aikoja. Tietoa on saatavilla entistä enemmän ja tarkemmin, mutta sen tehokas hallinnointi ja hyödyntäminen ovat huomattavasti haastavampaa. Etevimmät tiedonhyödyntäjät ovat etulyöntiasemassa kilpailijoihinsa nähden ja luonnollisesti tämä voimavara on pyrittävä suojaamaan asianmukaisesti. Myös regulaatio voi asettaa ehtoja tiedon käsittelemiselle (esim. tietosuoja-asetus tai finanssivalvonta). Entäpä digitaalisessa maailmassa, jossa tieto periaatteessa voidaan siirtää paikasta toiseen silmänräpäyksessä? Ovatko kaikki tarvittavat tiedot saatavilla oikeaan aikaan? Kuinka varmistetaan, että tieto on hyvälaatuista, sisällöltään oikeaa ja sitä käsitellään sallituissa rajoissa? Viime kädessä tiedon käsittelyyn ja toimintaan tarvitaan teknologiaa, jonka päällä nämä kaikki toimivat. Mikäli teknologiana on kynä ja paperi, saumattomaan digitaaliseen kokemukseen on vielä jonkin verran matkaa. Keskeistä onkin löytää digitalisaation näkökulmasta kriittisimmät teknologiat ja korvata ne paremmin soveltuvin teknologioin.

Mitä sitten pitäisi tehdä?

Digitalisaation asettamiin haasteisiin vastatessa on keskeistä ymmärtää mitä kohti pyritään, mitkä ovat keskeisimmät kehityskohteet ja mitä kaikkea täytyy muokata, jotta tavoitteet realisoituvat. Vaikka menneisyydessä piehtarointi ei aina niin kivaa olekaan, niin lähtökohdat on pakko ymmärtää ennen kuin voimavaroja voidaan tehokkaasti kohdentaa. Kaikkea tähän liittyvää muotoilua, suunnittelua ja kuvaamista, jotka ohjaavat kehittämistoimenpiteitä, voidaan kattavasti kutsua Enterprise Designiksi.