Silmien sulkeminen ei kuulu yritysvastuuseen

EU:n whistleblowing-direktiivin myötä epäiltyjen väärinkäytösten ilmoituskanavan eli whistleblowing-kanavan käyttöönotto on yhä useammalle organisaatiolle ajankohtaista. Monessa organisaatiossa kanava on myös osa yhtiön vastuullisuustoimintaa ja se tukee oikein toimimisen kulttuuria.

Hiilikaivoksissa pidettiin 1800-luvulla kanarialintuja häkissä. Linnut antoivat aikaisen varoitusmerkin kaivosmiehille: jos ne pyörtyivät, kaivoksen ilma ei ollut enää turvallista hengittää. Väärinkäytösten ilmoituskanava toimii nykypäivän kanarialintuna: sen kautta voidaan aikaisessa vaiheessa saada myös sellaista tietoa, joka voisi jäädä muuten organisaatiolta pimentoon.

Kanavan kautta ilmoittaja voi kertoa luottamuksellisesti havaitsemastaan yhteisten pelisääntöjen vastaisesta toiminnasta. Nimetön ilmoituskanava toimii parhaimmillaan arvokkaana tiedonlähteenä, johon tehtyjen ilmoitusten perusteella mahdollisiin poikkeamiin pystytään puuttumaan ennen niiden eskaloitumista.

Joskus yksittäistä väärinkäytöstä koskevasta ilmoituksesta saattaa lähteä purkautumaan laajakin vyyhti: havaintojen selvitystyöhön ja ilmoitusten asianmukaiseen tutkimiseen kannattaakin kiinnittää huomiota.

EU:n whistleblowing-direktiivissä kuvataan aihepiirit, joihin liittyviä ilmoituksia kanavassa tulee vähintäänkin käsitellä. Niihin kuuluvat esimerkiksi rahanpesuun, lahjontaan, ympäristölainsäädäntöön tai henkilötietojen suojaan liittyvät puutteet. Osa aiheista kuuluu jo nyt yritysvastuun piiriin. Käytännössä saattaa olla perusteltua laajentaa whistleblowing-ilmoituskanavaa organisaation eettisten ohjeiden tai toimintamallien liittyviin aihepiireihin.

Haasteet pimennosta päivänvaloon

Whistleblowing-kanava avaa keskusteluyhteyden yrityksen johtoon saakka. Kanavan käyttöönotto osaltaan viestiikin siitä, että johto haluaa saada tietoonsa mahdolliset väärinkäytöstapaukset ja muut puutteet organisaation toiminnassa. Se myös kertoo, että johto on sitoutunut toimiin ongelmien ilmetessä. Maineriski on suuri, jos tiedot haasteista tai rikkomuksista päätyvät ennen yrityksen johtoa suuren yleisön tietoisuuteen.

Yksittäiselle työntekijälle kynnys asioihin puuttumiseen saattaa olla korkea, eikä ole takeita, että väärinkäytöksen paljastaminen aiheuttaa jatkotoimia organisaatiossa. Työntekijä saattaa myös pelätä oman asemansa puolesta, jos hän on tuonut esiin ikäviä asioita.

Joissain tilanteissa anonyymi ilmoittaminen saattaakin olla ainut tarkoituksenmukainen keino nostaa epäkohdat esille. Whistleblowing-direktiivi sisältää kattavat säännökset ilmoittajansuojasta. millä pystytään takaamaan, ettei ilmoittaja joudu kärsimään ilmoituksen seurauksena.

Direktiivi edellyttää kanavan avaamista entisille ja nykyisille työntekijöille sekä esimerkiksi harjoittelijoille ja työnhakijoille. Saattaa kuitenkin olla tarkoituksenmukaista avata kanava myös alihankkijoille ja muille sidosryhmille. Näin sen kautta voi nousta esiin asioita, joka esimerkiksi pitkän alihankintaketjun myötä jäisi kenties havaitsematta. Tietoa haasteista on kerättävä riittävästi ja ajoissa.

Uskottavuutta vastuullisuustoimille

Niin yrityksen arvot kuin yritysvastuulupaukset osoitetaan tosiasiallisella toiminnalla. Jos yritys toimii julkaisemiensa yritysvastuulupausten vastaisesti tai ei toimi lainkaan, nämä sitoumukset menettävät uskottavuutensa.

Huolellisesti suunniteltuna, rakennettuna ja jalkautettuna whistleblowing-kanava tarjoaa yrityksen johdolle kokonaiskuvan yrityksen tai sen toimitusketjun mahdollisista huolenaiheista. Kun ilmoituskanavan kautta voi jättää ilmoituksia myös muista kuin direktiivissä minimissään vaadittavista aiheista, se tuo läpinäkyvyyttä, uskottavuutta ja tehokkuutta vastuullisuustyöhön. Silmien sulkeminen haasteilta ei auta.

Me KPMG:llä tuemme organisaatiolle sopivan whistleblowing-kanavan suunnittelussa, rakentamisessa ja käyttöönoton jalkauttamisessa. Pystymme myös tarjoamaan asiakkaillemme täyden tuen myös väärinkäytösten tai rikkomusten ilmetessä ja ratkaisemisessa.