Digitaalinen tilinpäätösprosessi – arvosanaksi 8-

Pk-yritysten vuositilinpäätösten valmistuminen osui tänä vuonna hankalaan hetkeen maalis-huhtikuulle. Digiloikka oli otettava nopeasti ja tehokkaasti, mutta miten siinä tilintarkastajan silmin onnistuttiin?

Hyvin harjoiteltu on puoli loikkaa

Vahva plussa syntyi valmiuksista, sillä taloushallinnon ohjelmistot ovat kehittyneitä ja käyttökelpoisia työvälineitä. Niillä on valveutunut käyttäjäjoukko, joille sähköinen kirjanpito ja pilvipalveluarkistot, sekä nykyisin myös automaatio, ovat arkipäivää. Kuitenkin varsin suuri osa pk-yrityksistä vielä miettii hyppyä paperimaailmasta sähköiseen tai erillisreskontrista integroituun.

Taloushallinnon digiaskelta ei oteta harjoittelematta. Talouteen sidonnaisten prosessien rakentaminen järjestelmiin vaatii aikaa, rahaa ja totuttujen toimintatapojen muuttamista, kuten ostolaskujen hyväksymiskäytäntöjen täsmentämistä. Hyvin suunniteltu ja toteutettu sähköinen taloushallinto on kuitenkin perusta kaikelle jalostuneemmalla tiedon hyödyntämiselle kuten data-analyyseille. Investointi maksaakin itsensä takaisin manuaalisen työn vähentymisenä ja ajantasaisena johdon raportointina.

Tilintarkastajakin on käyttäjä

Tilintarkastajan kannalta lievä miinus syntyy taloushallinnon järjestelmien käytettävyydestä, sillä näkökulmamme on jäänyt monessa ohjelmistossa vähäiselle huomiolle. Haasteellisin tilanne on silloin, kun ohjelman suppeat tietokentät vaikeuttavat tiedon lukemista, mutta myös varmenteet ja perusraportit olisivat monen tilintarkastajan toivelistalla ja siten vuorovaikutus ohjelmatoimittajan ja tilintarkastajan välillä olisi arvokasta.

Sähköistä taloushallintoa koskevat tarkastushavainnot ovat ajoittain kriittisiä ja tänäkin keväänä tyypillisin havainto oli laajat käyttäjäoikeudet. Mitä vahvemmin taloushallinto rakentuu sähköiselle alustalle, sitä tärkeämpää on johdon tietojärjestelmiin kohdistuva valvonta ja riskienhallinta, jotta tiedetään kirjanpidon olevan asianmukaista.

Digitaalinen moniosaaminen on haaste ja mahdollisuus

Kirjanpitodata on mappimetrien sijaan modernin tilintarkastuksen perusta. Nykymuotoiset data-analyysit ovat tilintarkastajien ideoimia ajoja ja raportteja, minkä vuoksi lähestymistavat vaihtelevat tilintarkastusyhteisöittäin. Nykymuotoinen tilintarkastus vaatii monenlaisen osaamisen ja osaajan tietotaidon yhdistämistä etenkin, kun kirjanpidon järjestelmien erilaiset logiikat ja tiedostomuodot muodostavat jo oma haasteensa ja osaamisalansa useiden eri asiakkaiden kanssa toimiville tilintarkastajille. 

Kauden loppuarvio

Kokonaisuutena pk-yritysten tilinpäätöskausi sujui alkusäikähdyksen jälkeen ainakin meidän organisaatiossamme odotettuakin paremmin nykyaikaisten ohjelmistojen ja pilvipalveluiden avulla. Kaudella suurimman digiloikan otti tilinpäätösten ja tilintarkastuskertomusten sähköinen allekirjoittaminen, joka ansaitsee stipendin nopeasta ja laaja-alaisesta käyttöönotosta.