Whistleblower-kanavat ruokkivat avointa yrityskulttuuria

EU:sta on puuttunut väärinkäytösten ilmoittamiseen tarkoitettuja whistleblower-kanavia koskeva yhtenäinen sääntely. Tilanne muuttuu joulukuussa 2021, koska siihen mennessä kaikkien jäsenvaltioiden on otettava käyttöön pakollinen sekä yksityissektoria että julkista sektoria koskeva ilmoitusmenettely. Sisäinen kanava on vain jäävuoren huippu, sillä uudistus vaatii teknisen alustan lisäksi onnistuakseen kaikkien sidosryhmien sitouttamista ja avointa viestintää koko organisaation suuntaan.

Menestyvien yritysten taustalla on avoin ja läpinäkyvä keskustelukulttuuri, jossa epäkohdista ja virheistä ilmoittamista tuetaan, ei rangaista. Tutkija Amy C. Edmonson toteaa The Fearless Organization -kirjassaan, että kaikkein tuloksellisimmissa organisaatioissa epäkohdista raportoidaan laajasti. Tätä avoimuutta tukevat muun muassa väärinkäytösten ilmoittamiseen tarkoitetut ilmoituskanavat. Niitä on ollut käytössä jo pitkään, mutta ensi vuoden lopusta lähtien whistleblower-kanavat tulevat pakollisiksi sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Direktiiviä implementoidaan parhaillaan osaksi Suomen lainsäädäntöä.

Whistleblower-direktiivi edellyttää, että organisaatio ottaa käyttöön sisäisen järjestelmän, joka mahdollistaa väärinkäytösepäilyn ilmoittamisen anonyymisti. Kanavan kautta tulleet epäilyt on tutkittava asiallisesti, ja tutkinta, päätöksenteko ja koko muu prosessi on dokumentoitava. Organisaatiolla on 3-6 kuukautta (tapauksesta riippuen) aikaa selvittää väärinkäytöstä sisäisesti ja ryhtyä korjaus- ja parannustoimiin, ennen kuin se on velvollinen julkistamaan mitään ulospäin.  

Suojaa kostotoimenpiteitä vastaan

Whistleblower-järjestelmillä tarkoitetaan teknisiä kanavia ja menettelyitä, joilla taloudellisia tai muita väärinkäytöksiä havaitsevat henkilöt voivat tehdä ilmoituksen havainnostaan pelkäämättä, että ilmoitus johtaa heille itselleen epämiellyttäviin seurauksiin.

Ilmoittajia suojaava järjestely on tarpeellinen. Työntekijä voi jättää ilmoituksen tekemättä, jos hän pelkää ”pilliin puhaltamisensa” esimerkiksi johtavan irtisanomiseen tai lomautukseen, työtehtävien muuttamiseen oman tahdon vastaisesti tai palkankorotuksen hylkäämiseen.

Sitouta organisaatio avoimuuden kulttuuriin

Itse ilmoituskanava on vain kaikkein näkyvin osa ilmoitusten vastaanotosta, käsittelystä, selvittämisestä, päätöksenteosta ja koko työketjun arkistoinnista. Käyttöönotto edellyttää myös muun muassa sitä, että johto sitouttaa avainhenkilöitä muutokseen. Jos johto ei itse sitoudu hankkeeseen, kanavan uskottavuus kärsii. Näin ilmoittajalle voisi herätä epäilys, uskaltaako kanavaa käyttää ja johtaako ilmoitus mihinkään toimenpiteisiin.

Organisaatio voi valita sen linjan, että se vain täyttää direktiivin minimivaatimukset, mutta mahdollisuuksia on muuhunkin. Ilmoitusjärjestelmän avulla voi saada käyttöönsä sellaista taloudellisesti merkittävää tietoa, joka muutoin voisi jäädä huomaamatta, tai saada tietoa riskeistä, jotka sen olisi osakeyhtiölain mukaan tunnettava ja joita sen olisi lievennettävä.

Whistleblower-kanavan käyttöönotto hyvissä ajoin antaa sidosryhmille myönteisen signaalin: me toimimme vastuullisesti ja haluamme olla edelläkävijöitä.

Lue aiheesta lisää artikkelistamme Edilexin Vierashuone-palstalla.